JURNAL UNTUK TUGAS MANAJEMEN KANTOR
Pentingnya Penataan Tata Lokasi
Kantor
Dalam Suatu Organisasi atau
Perusahaan
Oleh
Grisa
Mujiati
175211039
Program
Studi D3 Administrasi Bisnis Jurusan Administrasi Niaga
Politeknik
Negeri Bandung
Email
: gmujiati@gmail.com
Abstrak
Pada zaman
global seperti saat ini, suatu organisasi atau perusahaan pasti memiliki ciri
khasnya masing-masing. ciri khas tersebut dapat dilihat dari bagaimana penataan
tata letak dari organisasi atau perusahaan tersebut. Penelitian yang dilakukan ini bertujuan untuk mengetahui betapa
pentingnya tata letak kantor pada suatu organisasi atau perusahaan sehingga
dapat meningkatkan efektivitas kerja karyawannya. Metode yang digunakan untuk
penelitian ini adalah dengan metode tinjauan pustaka. Dalam rangka untuk mendapatkan
informasi, maka dilakukannya tinjauan-tinjauan dan analisis dari beberapa
referensi buku maupun jurnal yang ada yang dapat membantu penyelesaian
penelitian ini agar menjadi jurnal. Hasil analisis yang saya lakukan menunjukan
bahwa tata letak kantor sangatlah berpengaruh terhadap efektivitas kerja
karyawan. Penataan tata letak kantor yang baik dan tepat dapat menciptakan rasa
nyaman, aman dan tentram di kantor, hal tersebut juga dapat mempengaruhi
efektivitas kerja karyawan yang pada akhirnya hal-hal tersebut dapat berdampak
baik pula pada produktivitas karyawan dan keberhasilan organisasi atau
perusahaan. Diharapkan setiap perusahaan memberikan perhatian lebih terhadap pemilihan
dan penetapa tata letak kantor demi kelangsungan dan keberhasilan suatu
organisasi atau perusahaan.
Kata Kunci : Layout kantor, efektivitas kerja.
Abstract
In the global era like today, an organization or company
must have its own characteristics. these characteristics can be seen from how
the layout of the organization or company. This research aims to find out how
important office layout is in an organization or company so that it can improve
the work effectiveness of its employees. The method used for this research is
the method of literature review. In order to obtain information, there are
reviews and analyzes of several references to existing books and journals that
can help resolve this research to become a journal. The results of the analysis
that I did show that the office layout is very influential on the work
effectiveness of employees. Arranging a good and proper office layout can
create a sense of comfort, safety and security in the office, it can also
affect the work effectiveness of employees, which in turn can impact both on
employee productivity and the success of the organization or company. It is
expected that each company gives more attention to the selection and
determination of office layout for the continuity and success of an
organization or company.
Keywords : Office layout,
work effectiveness.
I.
PENDAHULUAN
Sebuah organisasi, instansi, lembaga, dan
perusahaan pasti membutuhkan tempat untuk menjalankan kegiatan di
organisasinya, baik tempat yang sudah dimilikinya maupun tempat yang disewa.
Setiap tempat memiliki tata letak atau lay
out yang telah diatur sedemikian rupa, baik itu tata letak ruangan atau pun
tata letak peralatan dan perlengkapan yang ada di dalamnya.
Penentuan tata letak sangatlah penting
bagi kenyamanan dan keamanan suatu organisasi untuk ditempati. Tata letak yang
dipilih haraslah tepat sehingga dapat menunjang kesuksesan anggota dalam
mencapai tujuan organisasi tersebut.
Apabila pemilihan tata letak kurang tepat,
maka bisa jadi salah satu faktor penghambat bagi anggota dalam melaksanakan
tugasnya. Bisa jadi anggota tersebut merasa tidak nyaman dan tidak ama dengan
tata letak yang dipilih.
Oleh karena itu, pemilihan tata letak bagi
anggota organisasi untuk mencapai sangatlah penting dalam rangka mencapai
tujuan organisasi dan untuk mencapai kesuksesan organisasi sehingga dapat eksis
di lingkungan masyarakat.
II.
PEMBAHASAN
Tempat untuk melaksanakan kegiatan
organisasi mulai dari mencari informasi, mengumpulkan informasi, mengolah
informasi, menyimpan informasi hingga mendistribudikan atau menyebarkan
informasi dalam rangka untuk mencapai tujuan organisasi disebut dengan kantor.
Kantor merupakan tempat yang harus
didukung oleh adanya tata letak. Tata letak merupakan unsur terpenting dalam
kantor untuk meningkatkan produktivitas kinerja anggota sehingga dalam
mengerjakan perkerjaannya para anggota dapat merasa tenang, nyaman dan lancar.
Tata letak kantor dapat dikatakan baik
serta memberikan manfaat kepada karyawannya jika manajemen dari suatu
organisasi atau perusahaan memperhatikan beberapa faktor antara lain sebagai
berikut :
1.
Memanfaatkan
penggunaan seluruh ruangan yang ada di dalam organisasi atau perusahaan secara
efektif dan efisien.
2.
Mengembangkan
dan memberikan lingkungan kerja yang nyaman bagi para anggota atau karyawan.
3.
Memberikan
kesan dan energi positif kepada pelanggan organisasi atau perusahaan.
4.
Menjamin
tingkat keefisiensian dari arus kerja yang ada dalam organisasi atau
perusahaan.
5.
Meningkatkan
produktivitas dari para anggota atau karyawan.
6.
Mengantisipasi
pengembangan organisasi atau perusahaan yang akan terjadi di masa yang akan
datang melalui perancangan tata letak yang fleksibel.
Adapun tujuan dari tata letak kantor,
antara lain :
1)
Supaya
menciptakan jarak tempuh paling pendek pada saat pelaksanan pekerjaan.
2)
Untuk
memperlancar tata usaha dalam menjalankan pekerjaannya.
3)
Untuk
memelihara kesehatan dan kepuasan karyawan.
4)
Supaya
pengawasan yang dilakukan terhadap karyawan dapat dilakukan secara maksimal dan
memuaskan.
5)
Supaya
dapat memanfaatkan dan menggunakan ruangan secara keseluruhan sehingga tidak
ada ruangan yang kosong atau tidak digunakan dan penggunaanya dapat efisien
untuk keperluan karyawan.
6)
Agar
mendapatkan kesan yang positif bagi pengunjung yang datang, baik itu pengunjung
biasa maupun pengunjung dari perusahaan lain.
7)
Tempat
kerja yang ditata dengan fleksibel agar dapat digunakan oleh berbagai pekerjaan
dan lebih mudah untuk diubah pada waktu-waktu tertentu.
8)
Supaya
arus komunikasi antar karyawan, antar pimpinan ataupun antara pimpinan dan
karyawannya lebih lancar.
9)
Meminimalisir
kebisingan yang dihasilkan oleh berbagai kondisi.
10)
Untuk
menciptakan rasa nyaman, keleluasaan kerja dan kepuasan karyawan dalam bekerja
di kantor.
11)
Untuk
mengoptimalkan lahan, perlengkapan, peralatan dan mesin-mesin yang terdapat di
dalam kantor.
12)
Agar
perluasan kerja dimasa yang akan datang lebih mudah.
Dikutip dari pernyataan Littlefield &
Peterson dalam buku The Liang Gie (2007:186) menyatakan bahwa tata letak kantor
adalah penyusunan perabotan dan alat perlengkapan pada luas lantai yang
tersedia.
Dapat diartikan juga bahwa yang dimaksud
dengan tata letak kantor adalah penataan ruangan-ruangan beserta dengan
peralatan dan perlengkapan barang di dalamnya juga disertai dengan
pemilihan-pemilihan warna yang sesuai dengan karakter organisasi atau
perusahaan yang dijalankan.
Sebelum menentukan tata letak kantor yang
akan dipilih, hal pertama yang harus dikerjakan adalah memilih dan menentukan
lokasi kantor yang tepat untuk organisasi atau perusahaan.
Quible (1996) menyatakan bahwa ada 3
faktor yang menjadi acuan dalam menentukan lokasi kantor. Faktor-faktor
tersebut antara lain sebagai berikut :
a.
Faktor
Keuangan
Faktor keuangan merupakan faktor yang paling pertama
yang harus dipikirkan. Dalam faktor keuangan yang harus diperhatikan adalah
nilai lokasi secara ekonomis, apakah akan disewa, dibeli, leasing dengan
kelebihan serta kekurangan masing-masing pilihan.
b.
Faktor
Operasional
Faktor kedua yang harus diperhatikan dalam menentukan
lokasi kantor adalah faktor operasional. Faktor ini meliputi kemudahan operasi
kegiatan organisasi atau perusahaan, kemudahan berhubungan dengan konsumen,
produsen dan akses menuju lokasi kantor tersebut.
c.
Faktor
Karyawan
Dalam
faktor karyawan yang dilihat adalah ketersediaan tenaga kerja skill dan unskill
yang berada di sekitaran lokasi kantor tersebut, serta jauh atau dekatnya dari
tempat tinggal karyawan dan mobilitas atau keramaian yang terdapat di daerah
sekitaran lokasi kantor tersebut.
Dalam menentukan tata letak kantor kita
juga harus memikirkan beberapa faktor yang dapat menunjang kenyamanan anggota
organisasi atau perusahaan ketika berada di dalam kantor. beberapa faktor
tersebut antara lain sebagai berikut :
1)
Cahaya
Cahaya merupakan salah satu faktor penting
yang mempengaruhi lingkungan kantor dan perlu diperhatikan. Gelombang yang
terpancar dari suatu sumber cahaya seperti matahari, lilin, dan lampu yang
memancar dan menyebar keseluruh ruangan merupakan pengertian dari cahaya.
Cahaya dapat menerangi suatu benda atau
tempat termasuk menerangi ruangan-ruangan di kantor. Cahaya yang menerangi
dengan tepat dapat membantu para karyawan dalam mengerjakan pekerjaannya.
Dengan pencahayaan yang cukup juga dapat mengurangi efek kelelahan pada mata
sehingga dapat menambah efektifitas dalam pekerjaannya. Selain itu, pencahayaan
yang baik juga dapat meningkatkan ketelitian dalam mengerjakan pekerjaan,
meningkatkan kecermatan dari hasil pekerjaan, meningkatkan keselamatan kerja
serta menurunkan resiko dari kerusakan peralatan dan kecelakaan yang dialami
karyawan, seperti terkena sengatan listrik, terpotong atau terlukai oleh cutter atau gunting.
Sumber pencahayaan untuk suatu kantor
berasal dari cahaya alami (natural lighting) dan cahaya buatan (artifisial
lighting). Cahaya alami merupakan cahaya yang berasal dari matahari sedangkan
cahaya buatan merupakan cahaya yang berasal dari lilin, listrik dan lampu.
Cahaya alami yang berasal dari matahari
merupakan prioritas utama yang digunakan untuk kantor karena selain biayanya
yang sangat murah, cahaya matahari juga memberikan dampak positif bagi
kesehatan manusia dan ruangan di kantor. Tetapi, biasanya cahaya matahari agak
sulit untuk menembus keseluruh ruangan. Akan semakin sulit lagi apabila suatu kantor
memiliki gedung bertingkat tinggi dan berada dalam lokasi yang padat akan
perkantoran. Maka dari itu, diperlukan cahaya buatan yang dapat dipasang dimana
saja untuk membantu menerangi ruangan yang sulit dijangkau oleh cahaya matahari
pada waktu tertentu, misalnya ketika malam hari atau ketika cuaca mendung. Oleh
karena itu, cahaya buatan sangatlah diperlukan karena berfungsi sebagai cahaya
pendukung atau secondary lighting dalam kantor.
Cahaya buatan dapat dibagi menjadi
beberapa jenis, diantaranya sebagai berikut :
a)
Cahaya
Langsung
Cahaya langsung merupakan cahaya yang memancar
langsung dari sumbernya ke objeknya. Contohnya, cahaya matahari ke permukaan
meja, cahaya matahari ke komputer atau kertas.
b)
Cahaya
Setengah Tak Langsung
Cahaya setengah tak langsung merupakan cahaya yang
memancarkan cahayanya secara setengah saja kepada objek (meja kerja, komputer
dan lainnya), pemancarannya melalui bohlam lampu, langit-langit atau dinding.
c)
Cahaya
Tak Langsung
Cahaya
tak langsung merupakan cahaya yang dibuat atau dirancang sedemikian rupa dimana
sumbernya itu memancarkan cahayanya ke objek lain dahulu sebelum memancarkan
cahayanya ke meja kerja atau lantai tempat orang bekerja.
Ciri-ciri pencahayaan yang baik dalam
suatu kantor adalah sebagai berikut :
1.
Sinar
yang memancar cukup terang.
2.
Cahaya
yang terpancar tidak menyilaukan.
3.
Tidak
terdapat kontras yang tajam.
4.
Cahaya
yang dipancarkan secara merata atau tidak menimbulkan adanya bayangan.
5.
Tidak
menimbulkan gelombang cahaya yang dapat memberikan efek getaran.
Cahaya dapat diukur dengan ketentuan
ukuran yang ditentukan dalam ukuran Foot-candle
atau satuan cahaya lilin. Foot-candler
ini digunakan untuk mengukur besarnya cahaya yang memancar pada objek yang
ada dengan jarak 75 cm. Adapun alat untuk mengukur cahaya disebut dengan
Luxmeter. Alat ini sudah sering digunakan oleh banyak kantor untuk menentukan
pencahyaan yang baik.
2)
Warna
Faktor selanjutnya yang penting dalam tata
letak kantor adalah warna. Warna dapat merangsang emosi dan otak seorang
manusia. Pemilihan warna yang tepat untuk ruangan dapat menimbulkan rasa
kenyamanan dalam diri seorang karyawan sehingga karyawan tersebut dapat
meningkatkan produktivitas kerjanya.
Warna dasar terdiri dari 3 macam, yaitu :
a.
Merah
Merah merupakan warna yang menimbulkan efek panas, gejolak
dan semangat. Dalam penggunaan warna merah dalam suatu kantor dapat menjadi
pengaruh pendukung terhadap semangat kerja para karyawan. Maka dari itu, agar
para karyawan tidak merasa loyo dan malas gunakanlah warna merah dalam tata
letak kantor. Warna merah tersebut dapat diambil dari gambar-gambar bunga atau
peralatan yang digunakan yang mengandung warna merah.
b.
Kuning
Kuning merupakan warna yang menimbulkan efek
kehangatan seperti matahari, dapat merangsang perasaan bahagia, gembira, riang
dan menghilangkan rasa tertekan dan kesal. Dalam penggunaan warna kuning di
kantor, dapat menimbulkan rasa bahagia meskipun sedang memiliki bayak tugas
yang harus segera diselesaikan. Warna kuning juga dapat membuat karyawan
menjadi lebih segar.
c.
Biru
Biru
merupakan warna yang memiliki efek ketenangan, keluasaan dan ketentraman. Warna
biru memberikan manfaat untuk mengurangi rasa tegang pada otot tubuh dan
tekanan darah sehingga para karyawan dapat merasa tenang ketika mengerjakan
pekerjaannya. Warna biru juga cocok digunakan dalam ruangan kantor yang
notabene membutuhkan banyak konsentrasi yang tinggi atau kerja keras otak,
tetapi apabila menggunakan warna biru terlalu banyak pada suatu ruangan di
kantor dapat menimbulkan rasa tertekan pada diri karyawan. Oleh karena itu,
penggunaan warna biru sebaiknya dipadupadankan dengan warna yang lain, dengan
menggunakan gambar pemandangan, gambar gunung, gambar langit, gambar laut dan
gambar ikan.
Pemilihan dan penggunaan warna tidak hanya
disesuaikan dengan dekorasi saja, tetapi perlu juga disesuaikan dengan budaya
orang-orang yang bekerja dan kecenderungan emosi para karyawan yang akan
mengisi dan berkerja di ruangan tersebut. Apabila dalam satu ruangan diisi oleh
karyawan yang memiliki sifat tempramen tinggi atau mudah tersulut emosi, maka
janganlah menggunakan warna merah sebagai warna tembok maupun dekorasi
peralatan. Warna yang tepat untuk digunakan dalam ruangan tersebut adalah warna
biru, kuning atau wana-warna yang dikombinasikan.
Menurut sumber Quible (1996:88) terdapat
tabel yang memperlihatkan persentase pemantulan cahaya dari setiap warna,
berikut adalah tabelnya :
No
|
Warna
|
Pantulan Cahaya
|
1
|
Putih
|
86%
|
2
|
Hijau Muda
|
67%
|
3
|
Kuning Muda
|
64%
|
4
|
Biru Muda
|
58%
|
5
|
Abu-abu
|
54%
|
6
|
Kuning
|
47%
|
7
|
Orange
|
35%
|
8
|
Merah
|
23%
|
9
|
Biru Tua
|
17%
|
10
|
Merah Tua
|
13%
|
11
|
Hijau Tua
|
10%
|
3)
Udara
Aliran udara yang segar adalah udara yang
mengandung banyak oksigen. Udara yang mengalir secara terus-menerus di kantor
dapat mengurangi rasa letih dan menimbulkan rasa segar untuk pegawai. Udara
juga dapat mempengaruhi daya tahan tubuh atau kondisi fisik dari para karyawan.
Selain itu, udara juga dapat menciptakan rasa nyaman atau ergonomic dalam suat kantor. Menurut Mills, Standingford dan
Appley, udara adalah salah satu syarat untuk berkonsentrasi. Jika udara terlalu
panas, terlalu dingin dan pengan itu akan mengganggu peredaran darah dan
akhirnya dapat mengganggu konsentrasi serta kerja otak karyawan dalam
mengerjakan pekerjaannya. Kekurangan udara juga diduga dapat memicu orang
menjadi stress. Untuk bekerja, suhu udara yang cukup sehat adalah berkisar antara
20oC – 25oC. Oleh karena itu, pengendalian udara dalam
sebuah kantor sangatlah diperlukan.
Berikut adalah beberapa cara untuk
mengendalikan udara yaitu :
Ø Buatlah ventilasi
udara. Dengan adanya ventilasi, udara dapat dengan mudah untuk keluar dan masuk
melalui ventilasi yang berbeda.
Ø Gunakanlah kipas
angin untuk membantu sirkulasi udara ruangan kantor.
Ø Pasanglah
pendingin ruangan ataupun pemanas ruangan. Alat ini dapat membantu karyawan
ketika merasa kepanasan atau kedinginan.
Ø Pakailah pakaian
yang sesuai dan tepat. Misalkan, kerika merasakan dingin gunakanlah pakaian
yang agak tebal atau menggunakan syal dan jas.
Untuk mengukur udara, baik suhu maupun
kelembapan dalam kantor dapat menggunakan alat barometer atau pun thermo hygro.
Dengan adanya alat ini, manajemen dapat menentukan bagaimana kualitas udara
yang sesuai untuk kantor.
4)
Suara
Suara merupakan salah satu faktor yang
dapat memengaruhi konsentrasi kerja karyawan. Pada dasarnya, pekerjaan kantor
membutuhkan kerja otak dan konsentrasi yang tinggi, seperti pembuatan
konsep-konsep, pembuatan rencana dan perhitungan. Bila terdapat suara yang
gaduh, itu akan mengakibatkan terganggunya karyawan dalam mengerjakan
pekerjaannya, sehingga pekerjaan karyawan menjadi tidak maksimal jika suara
gaduh dalam kantor terus-menerus dibiarkan saja.
Berikut adalah cara untuk mengendalikan
suara gaduh yang ada dalam kantor :
·
Tempatkanlah
mesin-mesin dan segala peralatan yang menghasilkan suara gaduh jauh dari tempat
kerja yang membutuhkan konsentrasi dan kerja otak yang tinggi. Tempatkanlah
dekat jendela, berikan penyekat ruangan dan pasanglah peredam suara jika perlu.
·
Gunakanlah
atap-atap yang memiliki design dan bahan-bahan yang dapat menyerap suara,
seperti karpet, dinding dari partisi atau kayu, dan langit-langit dari bahan
kayu.
·
Pakailah
peralatan yang memiliki bahan yang dapat menyerap suara seperti, kayu, bubuk
kayu yang dikeraskan, dan kain.
·
Putarlah
musik atau lagu tertentu dengan volume pelan agar menimbulkan suasana yang
tenang untuk pendengarnya.
5)
Budaya
Budaya merupakan kebiasaan seseorang yang
telah berubah menjadi suatu perilaku, gerak-gerik dalam bekerja, berkomunikasi
dan berhubungan dengan pihak-pihak luar. Misalnya, ramah kepada orang lain,
masuk kerja dengan tepat waktu dan rapih dalam bekerja.
Budaya biasanya terbentuk dari kebersamaan
sebuah kelompok, tetapi dapat juga berasal dari pimpinan yang didukung oleh
staf kerjanya.
Dalam lingkungan kantor dan pekerjaan
haruslah terciptanya budaya yang sehat, segar, ramah dan demokrasi. Suasana
budaya yang tercipta dalam suatu kantor ditentukan oleh tipe-tipe pimpinan dan
bagaimana orang-orang yang berada dalam organisasi atau perusahaan yang
bersangkutan.
Setelah mengetahui faktor-faktor yang
perlu diperhatikan dalam tata letak kantor, kita juga perlu menentukan bentuk
kantor yang cocok dengan organisasi atau perusahaan yang kita jalankan.
Bentuk-bentuk kantor yang akan digunakan perlu dipikirkan karena dalam
pemilihannya dapat membantu memperlancar pekerjaan, mendapatkan kondisi kerja
yang menyenangkan dan menimbulkan kenyamanan bagi pelanggan dan karyawan yang
bersangkutan.
Di luar kantor maya atau Virtual Office, terdapat beberapa bentuk
kantor yang biasanya digunakan. Bentuk-bentuk kantor tersebut antara lain
sebagai berikut :
1.
Kantor
Terbuka
Kantor terbuka merupakan kantor di mana
tempat kerja dari setiap karyawan tidak dibatasi oleh sekat-sekat atau pembatas
lainnya, sehingga di antara karyawan dalam kantor dapat saling mengawasi satu
sama lain, saling berkomunikasi dan bersosialisasi dengan mudah, serta menggunakan
peralatan atau mesin-mesin kerja secara bersama-sama. Kantor terbuka biasanya
menempati ruangan yang cukup luas dan orang yang bekerja memiliki jumlah yang
cukup banyak atau biasanya terdiri dari beberapa seksi atau bagian.
Berikut adalah uraian mengenai kelebihan
dan kekurangan dari kantor terbuka yang dikemukakan oleh Mills (1991) antara
lain :
a)
Keunggulan
-
Biaya
untuk dibutuhkan oleh menggunakan partisi, pintu, alat pengatur suhu, lampu,
listrik dan lainnya cenderung lebih rendah.
-
Ruangan
dimanfaatkan secara lebih baik, lebih sedikit ruangan yang digunakan untuk
keperluan pintu atau koridor.
-
Biaya
perawatan untuk dekorasi, pelayanan kebersihan dan pelayanan umum lainnya yang
dikeluarkan lebih rendah.
-
Pengawasan
yang lebih mudah, sehingga pengawas yang dibutuhkan tidak begitu banyak atau
dapat dikurangi dari biasanya.
-
Komunikasi
dan arus kerja menjadi lebih mudah dilakukan.
-
Memungkinkan
peralatan dan mesin-mesin untuk digunakan secara bersama-sama.
-
Ruangan
lebih fleksibel jikalau dibutuhkan perubahan sewaktu-waktu.
-
Kondisi
kerja dapat menjadi lebih baik.
-
Dapat
mendorong kerjasama dan partisipasi karyawan.
b)
Kelemahan
-
Keamanan
kurang terjamin untuk melaksanakan pekerjaan yang bersifat rahasia dan penangan
kas.
-
Gangguan
yang berasal dari tamu dan lalu lintas karyawan lain dapat mengganggu
konsentrasi kerja.
-
Kebisingan
umum yang ditimbulkan menjadi berlebihan.
-
Penyakit
lebih mudah menyebar, misalnya penyakit flu.
-
Rasa
memiliki pada suatu kelompok kerja dapat berkurang.
-
Hilangnya
privasi yang dimiliki oleh para karyawan.
-
Rahasia
atau gosip dari dapat menyebar dengan cepat dan luas.
Berikut adalah contoh gambar dari kantor
terbuka :
2.
Kantor
Tertutup
Kantor tertutup terdiri dan terbagi-bagi
menjadi beberapa ruangan. Kantor tertutup ini menggunakan ruangan terpisah
untuk setiap karyawan yang bekerja di kantornya. Keadaan dari gedung yang
terdiri dari ruangan-ruangan dan sifat pekerjaan dapat menjadi alasan kantor
tertutup dibuat.
Berikut adalah kelebihan dari penggunaan
kantor tertutup :
a.
Konsentrasi
karyawan dalam mengerjakan pekerjaannya lebih terjamin.
b.
Rahasia
dari pekerjaan juga dapat terjamin.
c.
Privasi
individual dari karyawan dapat meningkat dan dapat terjaga dengan aman.
Selain kelebihan, ada pula kelemahan dari
penggunaan kantor tertutup, antara lain :
a.
Kurang
lancarnya komunikasi langsung antar karyawan kantor.
b.
Biaya
untuk perawatan dan pemeliharaan ruangan-ruangan di kantor lebih banyak.
c.
Sulitnya
melakukan pengawasan kepada setiap karyawan secara langsung.
d.
Sulit
mengadakan perubahan penataan peralatan, perlengkapan dan mesin-mesin kantor
karena kondisi kantor dan ruangan yang kurang fleksibel.
Berikut adalah contoh gambar dari kantor
tertutup :
3.
Kantor
Landscape
Ciri-ciri kantor landscape menurut
Moekijat adalah sebagai berikut :
a)
Susunan
peralatan kantor ada yang tidak simetris.
b)
Penyusunan
terhadap meja-meja dikelompokkan berdasarkan fungsi pekerjaannya.
c)
Menggunakan
karpet-karpet yang cocok untuk diletakkan pada lantai kantor.
d)
Penerangan
pada ruangan lebih baik dan menyenangkan.
e)
Terdapat
pendingin ruangan atau AC.
f)
Terdapat
tirai-tirai ada gorden yang menutupi jendela.
g)
Terdapat
tumbuhan-tumbuhan atau tanaman yang dapat disimpan dalam kantor.
Pada dasarnya, kantor landscape merupakan
campuran antara kantor terbuka dan kantor tertutup. Oleh karena itu, kantor
landscape kadang juga disebut sebagai kantor campuran. Kantor landscape
berusaha mengurangi kelemahan yang ada pada kantor terbuka dan kantor tertutup,
sehingga keunggulan dari kantor terbuka dan kantor tertutup ada pada kantor landscape.
Dalam kantor landscape, penyusunan meja dilakukan secara individual atau
kelompok kerja dengan sudut yang berbeda antara satu dengan yang lainnya.
Setiap staf bekerja pada ruangan-ruangan yang diberi sekat dengan tinggi 120 cm
– 150 cm tetapi masih dapat diamati dari tempat yang cukup jauh.
Kelebihan dari kantor landscape dapat
diuraikan sebagai berikut :
1)
Para
karyawan akan merasa nyaman dan betah dalam bekerja.
2)
Stres
yang ditimbulkan dapat berkurang.
3)
Tingkat
kebisingan dapat dikurangi lebih jauh.
4)
Kenyamanan
kerja karyawan menjadi meningkat.
5)
Ruangan
yang lebih yang berasal dari kantor tertutup dapat digunakan dengan efektif.
6)
Biaya
yang dikeluarkan untuk partisi, pintu, pendingin ruangan, dekorasi, pencahayaan
ruangan dan pelayanan lainnya lebih rendah.
7)
Biaya
untuk pemeliharaan dan perawatan kantor lebih rendah.
8)
Pengawasan
terhadap karyawan dapat dilakukan dengan mudah.
9)
Tetap
terpeliharanya komunikasi dan rangkaian kerja.
10)
Penggunaan
akan peralatan dan mesin-mesin kantor dilakukan bersama-sama.
11)
Perubahan
tata letak dapat dilakukan secara mudah karena fleksibel.
12)
Partisipasi
dan kebersamaan kerja dari para karyawan menjadi lebih sering terjadi.
13)
Meningkatnya
kinerja karyawan.
Adapun contoh gambar dari kantor landscape
adalah sebagai berikut :
Kantor memiliki syarat-syarat yang sudah
ditentukan, salah satunya dalam peraturan menurut Kementrian Pekerjaan Umum
dengan nomor SK 29/PRT/M/2006 yang berisi tentang penitikberatan sebuah kantor
pada bentuk fisik bangunan, sarana prasarana kantor dan penyesuaian terhadap
tata ruang kota. Adapun ketentuan atau syarat yang dikeluarkan oleh Kementrian
Tenaga Kerja No. 7 Tahun 1964 yang berkenaan tentang syarat-syarat kantor itu
harus mencakup kesehatan, kenyamanan, kebersihan dan penerangan pada tempat
kerja.
Dalam menentukan kantor beserta tata
letaknya, seorang manajer harus bekerja sama dengan kontraktor. Manajer tidak
boleh menyerahkan seluruh penataan bentuk dan tata letak kantor, karena
penataan yang dilakukan oleh kontraktor belum tentu sesuai dengan apa yang
dibutuhkan oleh karyawan dalam organisasi atau perusahaan tersebut.
Adapun beberapa persyaratan yang harus
dipenuhi oleh sebuah kantor yang bersifat umum dan khusus, antara lain :
a)
Syarat
Primer (Utama)
Syarat utama yang harus dimiliki oleh
sebuah kantor adalah sebagai berikut :
1)
Memiliki
ruangan untuk bekerja.
2)
Memiliki
alat untuk komunikasi seperti, telepon, fax dan internet.
3)
Memiliki
peralatan dan perlengkapan kantor.
4)
Memiliki
alat tulis kantor.
5)
Memiliki
ruangan khusus untuk tamu sehingga tamu dapat menunggu di ruangan tersebut
tanpa terganggu oleh aktifitas karyawan.
6)
Memiliki
prasana yang baik seperti buku operasional, SOP dan aturan-aturan yang mengatur
pekerjaan tata usaha, prosedur serta juklak.
b)
Syarat
Sekunder (Pendukung)
Selain persyaratan utama, terdapat juga
persyaratan pendukung yang dapat membatu pelaksanaan kegiatan kantor, antara
lain :
1)
Memiliki
alat-alat kesehatan seperti P3K untuk berjaga-jaga apabila ada karyawan yang
terluka.
2)
Memiliki
pencahayaan dan penerangan yang baik dan cukup.
3)
Memiliki
ventilasi udara yang cukup.
4)
Memiliki
suhu udara yang sesuai.
5)
Memiliki
keamanan yang tinggi, baik keamanan konstruksi gedung maupun keamanan bagi
karyawan.
6)
Kebersihan
kantor selalu terjaga dengan baik.
7)
Toilet
yang dapat digunakan berjumlah cukup.
8)
Memiliki
bahan yang bisa dibaca di ruangan tunggu agar tamu atau pelanggan tidak merasa
bosan ketika menunggu.
9)
Struktur
organisasi yang dimiliki jelas adanya.
10)
Terdapat
air minum dan wastafel untuk mencuci tangan.
Tata letak dari suatu kantor tidak hanya
dibuat begitu saja, selain ditentukan oleh syarat-syarat yang berlaku, dalam
penentuan tata letak juga terdapat beberapa prinsip-prinsip yang harus
diperhatikan dan diterapkan, antara lain :
Dalam penataan layout kantor, ada beberapa
prinsip atau pedoman yang harus diperhatikan antara lain :
1)
Penataan
layout kantor dirancang supaya ketika pelaksanaannya suatu pekerjaan dapat menempuh
alur atau jarak sependek-pendeknya.
2)
Kegiatan
kantor harus bisa berjalan selancar mungkin.
3)
Seluruh
ruangan di kantor harus bisa digunakan dengan efektif dan efisien untuk
kepentigan pekerjaan.
4)
Ruangan
kerja yang bersifat fleksibel, sehingga memudahkan dilakukannya perubahan
jikalau dibutuhkan sewaktu-waktu.
5)
Bagian
yang sering dikunjungi tamu, lokasinya harus ditempatkan didekat pintu utama
atau ditempat pada suatu tempat yang mudah dikunjungi agar tidak mengganggu
kelangsungan kerja karyawan dan tamu tersebut tidak terganggu dengan aktifitas
karyawan.
6)
Bagian
atau orang-orang yang memiliki kepentingan yang sama dan saling berhubungan harus
dikelompokan menjadi satu atau ditempatkan untuk saling berdekatan.
7)
Bagian
tata usaha dari organisasi atau perusahaan lebih baik ditempatkan
ditengah-tengah agar bisa dijangkau oleh semua bagian.
8)
Pekerjaan
yang dapat menghasilkan suara yang gaduh lebih baik jika ditempatkan agak atau
lebih jauh dari bagian-bagian lain.
9)
Ruangan
pimpinan sebaiknya ditempatkan dekat dengan para bawahannya agar pimpinan dapat
melakukan pengawasan dengan mudah.
10)
Harus
terdapat lorong utama yang dapat digunakan sebagai jalan untuk lalu lintas di organisasi
atau perusahaan tersebut yang memiliki lebar minimal 1,2m, lorong tambahan yang
lebarnya sekitar 0,9m, dan lebar antar meja minimal 0,6-0,9m agar memiliki
cukup ruang untuk kursi.
Penyusunan meja kerja sangatlah penting, tetapi
penyusunan tu sendiri harus bergantung pada bentuk layout apa yang digunakan
oleh perusahaan tersebut. Ada beberapa bentuk meja kerja yang dapat disusun,
diantaranya adalah :
a.
Meja
Kerja Bentuk Kelas
Bentuk kelas ini membuat semua karyawan
duduk dimeja kantor yang penataannya mirip dengan meja-meja yang terdapat di
kelas dimana setiap karyawan membelakangi karyawan lainnya.
b.
Meja
Kerja Bentuk L
Bentuk L ini membuat meja kerja para
karyawan disusun seperti huruf L.
c.
Meja
Kerja Bentuk U
Bentuk U ini membuat meja kerja para
karyawan disusun seperti huruf U.
d.
Selain
bentuk-bentuk di atas, meja kerja juga dapat dirancang sesuai dengan
kreatifitas manajer., bisa saja berbentuk huruf T, meja bundar atau bentuk
lainnya.
Selain
bentuk-bentuk dari meja kerja yang ada di kantor, ada pula bentuk-bentuk meja
rapat yang dapat digunakan dalam kantor yang biasa digunakan ketika rapat.
Berikut adalah bentuk-bentuk dari meja rapat, antara lain :
a)
Meja
Rapat Bentuk U
b)
Meja
Rapat Bentuk V
c)
Meja
Rapat Bentuk Bundar
d)
Selain
bentuk-bentuk di atas, terdapat juga bentuk-bentuk lain, seperti panggung
bioskop, seminar, wedding hall, bentuk perahu, bentuk kelas dan bentuk-bentuk
lainnya.
III.
KESIMPULAN
Dari hasil pembahasan dalam jurnal ini,
kita dapat menarik kesimpulan bahwa efektifitas kerja karyawan itu dipengaruhi
oleh tata letak kantor yang dipilih dan digunakan oleh suatu organisasi atau
oleh suatu perusahaan. Tata letak yang dirancang dengan baik dapat memberikan
pengaruh yang besar terhadap eketifitas para karyawan dalam bekerja. Tidak
hanya itu, tata letak kantor juga dapat memberikan kesan positif bagi para
pelanggan atau tamu-tamu yang berhubungan dengan organisasi atau perusahaan
tersebut. Dapat dikatakan bahwa tata letak suatu kantor merupakan cerminan dari
suatu perusahaan. Suatu organisasi atau perusahaan harus mampu menghasilkan
suasana kantor yang nyaman, tenang, dan menyenangkan bagi karyawannya, agar
karyawannya semangat dan betah dalam melaksanakan pekerjaannya dan menghasilkan
pekerjaan yan diharapkan. Penentuan tata letak suatu kantor harus
mempertimbangkan beberapa hal seperti lokasi, luas ruangan yang ada, cahaya,
warna, udara, suara dan budaya yang ada di dalam organisasi atau perusahaan
tersebut. Hal lain yang harus dipertimbangkan adalah prinsip-prinsip dari tata
letak kantor untuk lebih menunjang keefektifan dan keefisienan kinerja karyawan
nantinya.
Oleh karena itu, setiap organisasi atau
perusahaan diharapkan untuk memperhatikan pemilihan tata letak kantor demi
keberlangsungan organisasi atau perusahaan agar tetap eksis dan demi
terciptanya efektifitas dan produktivitas kerja karyawan. Semakin baik dan
semakin matang perencanaan dan penetapan dari tata letak kantor maka akan
semakin meningkat juga efektifitas dan efisiensi menjadi lebih baik. Tidak hanya
itu saja, tata letak kantor juga dapat memberikan kontribusi yang baik untuk
organisasi atau perusahaan, baik secara kuantitas, kualitan dan waktu.
IV.
DAFTAR
PUSTAKA
Chaniago,
H. (2013). Manajemen Kantor Kontemporer. Bandung : CV Akbar Limas
Perkasa.
Sayuti,
Abdul Jalaludin. (2013). Manajemen Kantor
Praktis. Bandung : Penerbit Alfabeta.
Rasto.
(2015). Manajemen Perkantoran Paradigma Baru. Bandung : Alfabeta.
V.
LAMPIRAN
Komentar
Posting Komentar